Centro de Divulgación del Conocimiento Económico para la Libertad
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¿Éxito o casualidad? Víctor Maldonado C

Un proyecto es un conjunto de actividades, debidamente planeadas, que sirven para que una organización pueda lograr sus metas con eficiencia y eficacia.

Es un esfuerzo deliberado a través del cual se trata de articular de la mejor manera posible los recursos disponibles con las restricciones que están presentes tanto en el interior de la empresa como en su entorno. Intenta sortear obstáculos, maximizar las ventajas y minimizar los costos, haciendo ver que la mejor manera de encarar las dificultades es mediante un esquema racional en el que medios y fines tengan un maridaje casi perfecto. Sin embargo, allí están la sorpresiva realidad, llena de riesgos e incertidumbres, y el ser humano colaborando audazmente para que las cosas no salgan exactamente como están previstas.

Abundan en la literatura los indicadores del fracaso de un proyecto. Excederse del presupuesto más allá de cualquier previsión es uno de ellos. No cumplir con los tiempos previstos es otro. Al respecto simplemente pregúntense por cuáles razones la reparación de la Torre Este de Parque Central lleva ocho años sin que logre concluirse, a pesar del enorme monto de recursos que ha consumido. Pero también puede ocurrir que el resultado de un proyecto no fue el que se esperaba, y que todo resultó inútil después de todo. O que se prolongó más allá del punto donde sus resultados eran necesarios. Otros proyectos fracasan porque aplica modelos inadecuados de administración o se emplean normas técnicas insuficientes por lo que terminan con defectos irresolubles. Cualquiera de ellos puede ocurrir, dejando a la empresa en peores condiciones que cuando se comenzó el esfuerzo.

El quid del problema está en la complejidad y en las apuestas que se hacen contra la realidad. A veces se presume lo que no es y otras tantas se desea que nada cambie mientras transcurre el trabajo. Pero por lo general no hay tanta placidez y terminamos verificando cuan cierta puede ser esa advertencia de que “lo que puede salir mal, finalmente sale mal”. Por supuesto, nadie se rinde ante esas evidencias y de lo que se trata es de tomar conciencia de las dificultades y hacer todo lo posible para transformar esos peligros en nuevas posibilidades.

Para que un proyecto no se transforme en un desastre tiene que encararse con realismo y disciplina. Buena parte de los errores tienen que ver con decisiones que se toman al comienzo y que luego se amplifican en un efecto de bola de nieve. Realismo no es otra cosa que apreciar la realidad tal cual es, tomando en consideración sus parámetros de turbulencia y las condiciones e intenciones manifiestas de todos los actores que juegan en el mismo entorno. Disciplina es una condición del liderazgo enfocada en hacer un plan que sea viable, seguirlo, auditarlo regularmente, y tomar a tiempo las medidas correctivas que sean necesarias para mantenerlo vigente.

El tercer aspecto es atenerse al presupuesto, pero apreciando y haciéndole seguimiento a sus variaciones. Administrar supone prever y proveer a tiempo los recursos que se necesitan, disolver los cuellos de botella y limitar los requisitos que muchas veces se convierten en los pequeños campos de batalla donde se debate el poder de los miembros de un equipo. Este es un aspecto crucial: Los equipos de trabajo deben ser liderados para que no decaiga su compromiso ni baje su productividad. En estos casos la comunicación y el soporte son tan indispensables como la supervisión y el control de cada una de las actividades.

Por último los sistemas y el flujo de información. Preguntarse recurrentemente qué información se requiere para cada uno de los momentos del proyecto. Es importante saber cuál debe ser actualizada, cuál está disponible y cuál debe seguirse buscando para completar el cuadro. Y cómo dosificarla para evitar el síndrome del análisis que paraliza. Los proyectos no son viables sin líderes exigentes y disciplinados que puedan moverse con holgura en la realidad tal y como es, manejando grupos de trabajo con eficiencia y competitividad, y proveyendo la información que es necesaria para cada una de las fases. El éxito no es casualidad sino el producto de un arduo trabajo.

Twitter: @vjmc

Fuente: Noticiero Digital